Montagmorgen, 7:15 Uhr, das Fieber steigt und der Arzt hat erst um 9 Uhr Sprechstunde. Ihr Arbeitgeber wartet darauf, zu erfahren, ob Sie an Ihrem Arbeitsplatz sein werden. Die Nachricht, die Sie in den folgenden Minuten senden, beeinflusst die weitere Vorgehensweise: Beibehaltung des Gehaltszuschusses, Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten und sogar die Gültigkeit Ihrer Krankmeldung im Falle einer Kontrolle. Eine klare und gesetzeskonforme Nachricht für die Krankheitsabwesenheit zu verfassen, ist alles andere als trivial.
Kontrolluntersuchung und Adresse der Genesung: Was Ihre Nachricht nun enthalten muss
Die meisten Vorlagen, die online kursieren, beschränken sich auf drei Zeilen: „Ich bin krank, hier ist meine Krankmeldung, bis bald“. Dieses Muster reicht nicht mehr aus.
Seit Juli 2024 kann die vom Arbeitgeber angeordnete Kontrolluntersuchung zu jedem Zeitpunkt der Krankmeldung ohne Vorankündigung stattfinden. Der Kontrollarzt kann an jedem Tag bei Ihnen erscheinen, auch während der erlaubten Ausgangszeiten.
Gleichzeitig muss der Arbeitnehmer die genaue Adresse angeben, an der er während seiner Abwesenheit verweilt. Wenn Sie sich während der Genesung bei einem Angehörigen aufhalten und nicht an Ihrem gewohnten Wohnsitz, muss diese Information in Ihrer ersten Nachricht zur Krankheitsabwesenheit enthalten sein oder innerhalb von 48 Stunden zusammen mit dem ärztlichen Attest übermittelt werden.
Diese Adresse zu vergessen, bedeutet, dass die Kontrolluntersuchung scheitern kann, was zur Aussetzung des Arbeitgeberzuschusses führen kann. Dieser Punkt wird oft unterschätzt, obwohl es nur wenige Sekunden dauert, ihn zu formulieren.
Frist von 48 Stunden und Kommunikationskanal: SMS, E-Mail oder Anruf
Das Arbeitsrecht verlangt, dass der Arbeitgeber informiert und das ärztliche Attest innerhalb von 48 Stunden übermittelt wird. Diese Frist beginnt ab dem Datum der Ausstellung der Krankmeldung, nicht ab dem Zeitpunkt, an dem Sie nach Hause kommen.
Welchen Kanal wählen, um zu informieren
Es gibt keinen gesetzlichen Text, der einen bestimmten Kanal vorschreibt. In der Praxis gibt es drei Szenarien:
- Ein Telefonanruf bleibt der häufigste Weg, um den direkten Vorgesetzten zu informieren, insbesondere in kleinen Unternehmen, wo die Abwesenheit das Team innerhalb einer Stunde durcheinanderbringt.
- Die SMS oder Instant Messaging (Teams, berufliches WhatsApp) eignet sich, wenn man nicht in der Lage ist zu sprechen, zum Beispiel bei einer Laryngitis oder nach einem Eingriff. Sie hinterlässt einen schriftlichen, zeitgestempelten Nachweis.
- Die formelle E-Mail an die Personalabteilung, mit dem Scan oder Foto des Arbeitgeberteils als Anhang, stellt den solidesten Nachweis dar, um die administrative Akte abzusichern.
Am zuverlässigsten: eine kurze Nachricht an den Vorgesetzten (SMS oder Anruf) und eine E-Mail an die Personalabteilung mit dem Nachweis kombinieren. Zwei Kanäle sind besser als einer im Falle eines Streits.
Was im Betreff der E-Mail geschrieben werden sollte
Der Betreff sollte sachlich sein und eine schnelle Bearbeitung ermöglichen: „Krankmeldung – [Vorname Nachname] – ab dem [Datum]“. Vage Formulierungen wie „Abwesenheit“ oder „Info“ sollten vermieden werden, da sie in einem überfüllten Posteingang untergehen.
Beispiele für Nachrichten zur Krankheitsabwesenheit je nach Situation
Hier sind drei Formulierungen, die an konkrete Situationen angepasst sind. Jede enthält die Elemente, die die klassischen Vorlagen vergessen: Adresse der Genesung, voraussichtliche Dauer und Kontaktperson.
Kurze Nachricht per SMS an den Vorgesetzten
„Hallo [Vorname], ich bin seit heute Morgen krankgeschrieben. Mein Arzt hat eine Krankmeldung bis zum [Datum] ausgestellt. Ich sende den Arbeitgeberteil heute per E-Mail an die Personalabteilung. Während meiner Abwesenheit bin ich unter meiner gewohnten Adresse erreichbar, [Adresse]. Einen schönen Tag noch.“
Dieses Format passt in einige Zeilen, lässt sich auf einem Handy-Bildschirm lesen und deckt die drei erforderlichen Informationen ab: Daten, Nachweis, Adresse.
Formelle E-Mail an die Personalabteilung
Betreff: Krankmeldung – [Vorname Nachname] – vom [Startdatum] bis [voraussichtliches Enddatum]
„Sehr geehrte Damen und Herren, ich informiere Sie, dass mein Arzt mir eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom [Datum] bis [Datum] ausgestellt hat. Im Anhang finden Sie den Teil für den Arbeitgeber. Während dieser Abwesenheit befinde ich mich an folgender Adresse: [vollständige Adresse]. Für dringende Angelegenheiten in Bezug auf meine laufenden Akten hat [Name des Kollegen] die notwendigen Zugriffsrechte. Mit freundlichen Grüßen, [Unterschrift].“
Nachricht im Falle einer Verlängerung der Krankmeldung
Man denkt nicht immer daran, aber jede Verlängerung der Krankmeldung löst eine neue Frist von 48 Stunden zur Übermittlung des Attests aus. Eine lange Krankmeldung erzeugt daher eine Sequenz von Nachrichten, nicht nur eine erste Sendung.
„Hallo [Vorname], meine Krankmeldung wurde bis zum [neues Datum] verlängert. Ich sende das neue Attest heute an die Personalabteilung. Meine Adresse der Genesung bleibt unverändert. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
Häufige Fehler, die Ihre Krankheitsabwesenheitsakte schwächen
Eine gut gemeldete Abwesenheit schützt Ihre Rechte. Eine schlecht kommunizierte Abwesenheit kann zu Verzögerungen bei der Entschädigung oder sogar zu disziplinarischen Maßnahmen wegen ungerechtfertigter Abwesenheit führen.
- Das Attest nach Ablauf der 48 Stunden ohne Rechtfertigung des Verzugs zu senden: Die Krankenkasse kann die täglichen Leistungen reduzieren.
- Die Adresse der Genesung nicht zu erwähnen, wenn man sich nicht an seinem gewohnten Wohnsitz befindet: Die Kontrolluntersuchung schlägt fehl, der Arbeitgeber setzt den Zuschuss aus.
- Medizinische Details in der Nachricht anzugeben: Die Diagnose geht weder den Vorgesetzten noch die Personalabteilung etwas an. Nur die Daten der Abwesenheit und die Fähigkeit oder Unfähigkeit zu arbeiten sind für sie relevant.
- Den Vorgesetzten zusätzlich zur Personalabteilung nicht zu informieren: Die Verwaltung bearbeitet die Akte, aber das Team leidet unter der Unordnung. Eine einfache SMS an den direkten Vorgesetzten reicht aus.
Die Rückmeldungen variieren hinsichtlich der Notwendigkeit, einen Ansprechpartner für laufende Akten anzubieten. In großen Unternehmen ist oft der Vorgesetzte verantwortlich für die Neuzuweisung der Aufgaben. In kleinen Teams erleichtert es die Übergabe, spontan anzugeben, wer Zugang zu Ihren Dateien hat.
Ein letzter Punkt, der selten angesprochen wird: Wenn Ihr Tarifvertrag eine kürzere Vorankündigungsfrist als 48 Stunden vorsieht (einige verlangen „ohne Verzögerung“), gilt diese verkürzte Frist. Überprüfen Sie Ihr Unternehmensabkommen, bevor Sie Ihre Nachricht senden, um unangenehme Überraschungen bei der Berechnung Ihrer Entschädigungen zu vermeiden.
